Um contrato, seja qual for sua modalidade, envolve, além de direitos e obrigações, deveres legais que devem ser observados.
É nesse contexto que nasce a gestão contratual para gerenciar os riscos em todas as fases contratuais (pré-contratual, contratual e pós-contratual) e garantir a plena observância e execução do contrato de acordo com o firmado e previsto em lei.
Diante disso, é importante que as partes tenham em mente as etapas que envolvem uma boa gestão contratual, a fim de que o contrato não seja um mero enfeite no seu negócio, mas sim um instrumento efetivo de diminuição e controle de passivos, bem como eficaz para a relação para a qual foi firmado.
Podemos separar a gestão contratual em 5 etapas principais:
1) Negociação e Elaboração Contratual:
Essa é a fase inicial de todo contrato, começando com a proposta e negociação que levam a prévia do contrato a ser firmado.
Nesse ponto o profissional com capacidade técnica elabora o contrato observando as especificidades do negócio, além de regramentos específicos aplicados para o contrato e relação em questão.
2) Revisão Contratual:
Tendo sido elaborada a primeira versão do contrato, as partes revisam e apontam a necessidade ou não de eventual ajuste, que será realizado pelo profissional dentro dos ditames legais, a fim de não se prever cláusula nula ou passível de anulação futura (previsão de riscos e gestão).
3) Assinatura:
Alinhado todos os termos do contrato, passa-se à assinatura do contrato, com a respectiva conferência da capacidade das partes e poderes para tomar o compromisso, caso a assinatura seja feita por um representante da parte, por exemplo.
4) Cumprimento – Execução:
Assinado o contrato, inicia-se o seu cumprimento, pelo qual a gestão contratual levará as partes a observarem:
a) os prazos estabelecidos no contrato, a fim de evitar atrasos e aplicação de sanções em decorrência do descumprimento;
b) revisões e eventuais ajustes no contrato, que são feitos por aditivos contratuais, de preferência numerados para seguir a ordem cronológica dos documentos firmados.
c) arquivamento de documentos relativos ao cumprimento das obrigações, como: comprovantes de pagamentos, recibos, notas fiscais, aditivos, declarações, termos, dentre outros.
d) cumprimento de todas as cláusulas do contrato.
e) cobrança de valores em abertos.
5) Encerramento:
Nessa fase verifica-se o cumprimento das obrigações contraídas, bem como se há necessidade ou possibilidade de renovar o contrato.
Verifica-se o motivo do encerramento do contrato e sua possível extinção.
Esses são os principais pontos a serem observados pela gestão contratual, sempre com o intuito de evitar prejuízos, gerenciar riscos e criar processos internos eficazes.
Essa forma de gestão tem crescido e tido grande adesão de empresas e profissionais responsáveis.
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